Zeitmanagement im Business Aufbau: So gelingt dir der Start in die Selbstständigkeit neben deinem Angestelltenverhältnis

von Rebecca Maria Reise

Zeit ist unser kostbarstes Gut. Umso wichtiger ist es, dass wir jeden Tag bewusst mit unserer Zeit umgehen. Womit verbringen wir unsere Zeit? Wie könnte unsere Zeit noch besser genutzt werden? Wo lassen wir womöglich viel Zeit liegen? Was könnten wir stattdessen in dieser Zeit tun?

Fragen über Fragen, die alle mit einem Wort zu beantworten sind: Zeitmanagement. Zeitmanagement ist eine Fähigkeit, die du nicht unterschätzen solltest. Es begleitet dich in deiner Freizeit, in deinem Job und natürlich auch in deinem eigenen Business – ganz besonders, wenn es sich dabei um ein Unternehmen handelt, das du zunächst in Teilzeit neben deiner Anstellung oder deinem Studium aufbaust. Worauf du hier achten musst und wie du dir innerhalb kürzester Zeit dein eigenes Zeitmanagementsystem aufbauen kannst, liest du in diesem Post.

Zeitmanagement in der nebenberuflichen Selbstständigkeit

Die am häufigsten gestellte Frage, die mir in meiner Zeit in der nebenberuflichen Selbstständigkeit gestellt wurde, ist die folgende:

“Wie schaffst du es nur, deine Selbstständigkeit neben einer 42-Stunden-Woche aufzubauen?”

Es waren vermehrt Fragen wie diese, die mich dazu gebracht haben, mein bestehendes Business zu wandeln und mich auf die nebenberufliche Selbstständigkeit als Fokusthema zu konzentrieren. Seit Mai 2020 betreibe ich mein Business hauptberuflich, kann aber dennoch auf drei erfolgreiche Jahre nebenberuflicher Selbstständigkeit mit den unterschiedlichsten Projekten zurückblicken: Ein Fashion- und Lifestyle-Blog, ein Karriere-Blog, ein Event-Business und diverse andere freiberufliche Projekte im Bereich Marketing. So unterschiedlich die Projekte auch waren, so hatten sie doch eines gemeinsam: Um mit ihnen erfolgreich sein zu können, während ich 42 Stunden als Produktmanagerin in einer Marketingagentur arbeitete, war optimales Zeitmanagement erforderlich.

Das macht dein Zeitmanagement in der nebenberuflichen Selbstständigkeit besonders

Dein Zeitmanagement würdest du dir natürlich nicht nur im Side Business, sondern genauso dann ansehen, wenn du bereits hauptberuflich selbstständig bist. Warum ist es also besonders wichtig, in der nebenberuflichen Selbstständigkeit auf deine Zeit zu achten?
Es ist eigentlich sehr simpel: Du hast sehr wenig davon.

Während hauptberuflich Selbstständige gut und gerne 60 bis 80 Stunden pro Woche an ihrem Business-Aufbau arbeiten, fallen bei dir schon einmal mindestens 20 oder gar 40 Stunden davon weg. Wenn du eventuelle Fahrzeiten und Geschäftsreisen noch mit herein rechnest, wird es auf einmal noch weniger. Als wäre das noch nicht genug, wartet dann auch noch dein Privatleben auf dich. Aus 60 Stunden können also schnell 20 oder gar 10 werden.

Das Positive daran: Mehr Zeit bedeutet nicht automatisch gleich mehr Erfolg. Tatsächlich kannst du auch mit zehn Stunden pro Woche mehr erreichen als so mancher hauptberuflicher Unternehmer - wenn du weißt welche Dinge die sind, die dich wirklich voranbringen.

Ziele setzen ist kein Extra - Ziele setzen ist die Basis

Im Business geht es um Fortschritt und Wachstum. Nicht unbedingt von heute auf morgen und nicht unbedingt um jeden Preis, aber es sollte dennoch irgendwann passieren. Nur wo soll dich das Wachstum überhaupt hinführen? Damit du dir diese Frage nicht nur beantworten kannst, sondern ebenso deine Ziele täglich vor Augen hast und deine Handlungen danach ausrichten kannst, solltest du dir über diese zu einhundert Prozent im Klaren sein. Solltest du deine Ziele aktuell noch nicht gesetzt haben, kann ich dir zum Einstieg die Beantwortung folgender Fragen empfehlen:

Wo sehe ich mich selbst in 5 Jahren?
Wo sehe ich mich selbst in einem Jahr?
Was muss ich pro Quartal tun, um zu dieser Person zu werden?
Was muss ich pro Monat tun, um meine Quartalsziele zu erreichen?
Worauf fokussiere ich mich diese Woche? Worauf die kommenden 2-4 Wochen?
Wo setze ich selbst meine Prioritäten?

Ziele, Fokus, Prioritäten - all das sind Stichworte, die dich deinem optimalen Zeitmanagement näher bringen. Denn Zeitmanagement bedeutet nicht nur, obsessiv Kalender und Notizbücher zu befüllen. Vielmehr bedeutet es, die eigene verfügbare Zeit sinnvoll zu nutzen und sinnvolle Arbeit ist die, die dich deinen Zielen näher bringt und dich schließlich wachsen lässt.

Erfolgskriterien für dein optimales Zeitmanagement

Wie so häufig gibt es auch im Zeitmanagement echte Erfolgskriterien, die dir dabei helfen können, dein Side Business von Beginn an besser zu strukturieren: Dein Business-Mindset, deine Zeitmanagement-Tools und das Zusammenspiel von Aktion und Reaktionen. Schauen wir sie uns nacheinander an:

1. Das richtige Business-Mindset

Ziele sind der erste wichtige Schritt zu deinem perfekten Zeitmanagement – und auch zum richtigen Business-Mindset, das dich in der Selbstständigkeit nicht nur über Wasser hält, sondern dich wirklich voranbringt. Deine Ziele sind die Orientierungspunkte für deine Reise in der Selbstständigkeit. Sie sagen dir, wo du hin möchtest. Deine daraus abgeleiteten Aufgaben zeigen dir, wie du dort hinkommst. Dein Zeitmanagement zeigt dir, wann du dort hinkommst. Dein Business-Mindset zeigt dir, warum du dorthin möchtest und wie du dich selbst Tag für Tag anspornen kannst.

Das richtige Zeitmanagement zu haben bedeutet nicht nur genau zu wissen wann welche To Dos erledigt werden sollen. Es bedeutet auch, sicher sein zu können, dass diese To Dos die Richtigen für das eigene Business sind. Das kontrollierst du immer wieder durch dein Business Mindset. Bedenke immer: Durch Privatleben und Hauptjob hast du zusätzlich große Bereiche, die Einfluss auf dein Denken und Handeln nehmen. Umso wichtiger ist es deshalb, sich gerade im Side Business immer wieder zurück zu sich selbst zu besinnen.

Ein passender Leitsatz dazu stammt von Simon Sinek: “Frag immer erst warum.”

Indem du dich mit deinem Warum verbindest, also dem, was hinter deinem Side Business steckt, wirst du immer wieder auf den richtigen Weg finden und die logischen nächsten Schritte klar vor dir sehen können. Diese gilt es dann passend einzuplanen.

2. Die richtigen Zeitmanagement-Tools

So sehr ich Kalender, Notizbücher & Co. auch heute noch liebe, empfehle ich dir doch, auch digitale Tools zu nutzen. Um dein Zeitmanagement im Side Business aufzusetzen, brauchst du keinesfalls zehn verschiedene Tools. Schließlich möchtest du deine wertvolle Zeit nicht damit verbringen, Tools zu befüllen und zu aktualisieren. Dennoch möchte ich dir drei Tools empfehlen, die mir auf meinem Weg in der nebenberuflichen Selbstständigkeit enorm weitergeholfen haben:

Google Kalender für deine Wochenstruktur
Vor dem Einsatz dieses Tools habe ich stets dazu geneigt mir viel zu viel vorzunehmen. Ich habe händisch To-Do-Listen geschrieben, die für zwei Wochen gereicht hätten und habe mir ein einziges Wochenende als Deadline gesetzt. Das Ergebnis davon: Am Sonntagabend war bestenfalls ein Drittel der Liste abgehakt und ich war frustriert, weil ich mir unproduktiv vorkam. Was das mit meiner Motivation für die kommende Woche machte, muss ich wohl kaum dazu erwähnen.

Umso glücklicher war ich darüber, als ich auf ein System gestoßen bin, das mir nicht nur meine To-Do-Liste digitalisierte, sondern auch direkt aufzeigte, wie viel ich in meiner Woche realistischerweise noch erledigen konnte. Dieses System nennt sich “Calendar Blocking”. Wenn du dich näher dafür interessierst und das System auch für dich aufsetzen möchtest, kann ich dir das Video von Amy Landino dazu empfehlen.

Wenn du dir das Video nicht ansehen möchtest oder nicht so sicher im Englischen bist, kannst du dir die wesentlichen Punkte des “Calendar Blockings” hier durchlesen:

Richte dir einen kostenlosen Google-Account ein und aktiviere den Google Kalender
Fasse deine anfallenden Aufgaben in Kategorien zusammen (z.B. Meetings, Produktentwicklung, Marketing, private Termine, Freizeit) und erstelle jeweils einen Kalender innerhalb des Google Kalenders. Vergib je eine Farbe.
Setze dir einen Rahmen: Wann stehst du auf? Wann gehst du zu Bett? Wann isst du? Wann arbeitest du im Hauptjob? Wann hast du Fahrtwege vor dir? Trage all das als Serientermin ein.
Stelle weitere wiederkehrende Aufgaben als Serientermin ein.
Plane die neue Woche immer freitags oder sonntags und trage alle aktuellen Termine ein.
Zeiten, die nun noch frei sind, kannst du für dein Side Business nutzen. Wirf einen Blick auf deine Ziele- und Prioritätenliste und fang an zu planen.

Clockify für deine eigene Kontrolle
Für dein Zeitmanagement kann Clockify ein echter Gamechanger sein. Du hast deine Zeiten zwar mit dem Google Kalender sinnvoll geplant, aber wie produktiv du bist, kannst du daraus nicht direkt ableiten. Dabei hilft dir das Tool Clockify, das nichts anderes ist als ein Zeiterfassungstool. Du kannst verschiedene Kategorien anlegen und fleißig Zeiten buchen, wann immer du eine neue Aufgabe beginnst, beendest oder pausierst und wieder aufnimmst. Besonders wenn du dich häufiger fragst, warum am Ende eines jeden Tages noch so viele Aufgaben offen sind, kann Clockify dir über deine Produktivität Aufschluss geben. Dann hast du die Möglichkeit etwas zu ändern.

Beliebte Ablenkungen, die es zu eliminieren gilt, sind:

Smartphone: Lege es am besten außer Sichtweite
Offene Tabs: Schließe alle, oder mach dir für deine aktuelle Aufgabe ein neues Fenster auf
Haushalt: Mach nicht mal “zwischendurch” die Wäsche oder die Spülmaschine. Bewerte deine Arbeitszeit für das Side Business mit der gleichen Relevanz wie die Arbeitszeit im Hauptjob.
Mitbewohner: Ob in der WG, zuhause bei den Eltern oder in der gemeinsamen Wohnung mit dem Partner/der Partnerin - Kommuniziere offen, wann du arbeitest und nicht gestört werden möchtest. Das haben deine Mitmenschen zu respektieren.

Trello für die weitere Projektplanung
Als Projektmanagement Tool ist Trello bislang mein unangefochtener Favorit. Ich nutze das Tool für mein tägliches Management (in Form eines Kanban Boards), für meine Projektübersicht des Jahres, für meine Ziele und für die Kommunikation mit meinen Projektteams.

Trello kann demnach dein Zuhause für alles sein, was in deinem Side Business vorgeht. So musst du dir nicht bei der Wochen- und Monatsplanung alles aus verschiedenen Ordnern und Notizbüchern zusammensuchen, sondern kannst nach einem kurzen Blick in deine verschiedenen Übersichten direkt in die Auflistung und das Zeitmanagement deiner Aufgaben gehen.

3. Das Zusammenspiel von Aktion und Reaktion

Die bisher genannten Schritte werden dir dabei helfen, dein Zeitmanagement im Side Business optimal vorzubereiten und aufzusetzen. Du wirst die Möglichkeit haben zu planen, zu kontrollieren und auszuwerten. Natürlich ist es damit aber nicht getan.

Der wahrscheinlich wichtigste Punkt ist es, zu reagieren. Es werden immer wieder Situationen (Aktion) auf dich warten, die nicht vorhersehbar waren und dein sorgfältiges Zeitmanagement einmal gehörig durcheinanderwirbeln. Wichtig ist am Ende nur, was du aus diesen Situationen machst (Reaktion).

Versuche von Anfang an mit offenen Augen durch deinen Tag zu gehen. Entwickle ein Gefühl für Veränderungen, für Herausforderungen, aber auch für deine eigenen Grenzen. Nimm alles an, was dir auf deinem Weg begegnet, aber erlaube dir genauso, die entsprechend notwendigen Entscheidungen zu treffen. Erfahre nicht nur - reagiere!

Mehr Möglichkeiten als Zeit - deine nächsten Schritte

Über Veränderungen hatten wir es im letzten Abschnitt bereits. Abschließend möchte ich dir noch ein paar Anstöße mitgeben, die du bitte über deine gesamte Zeit als nebenberuflich Selbstständige*r im Kopf behältst. Das sind die Dinge, die dich auf das nächste Level heben. Du musst sie nur noch wahrnehmen.

Zeitmanagement Level-Up #1: Reduzierung deines Hauptjobs

Sei dir darüber im Klaren, dass sich dein Side Business durch dein Zutun immer weiter entwickelt. Das ist es ja schließlich auch, was du erreichen möchtest. Es wird früher oder später der Moment kommen, in dem du mehr Möglichkeiten und mehr Anfragen als Zeit hast. Dann stellt sich die klare Frage: Anfragen ablehnen oder Zeit schaffen?

In Deutschland hat (mit einigen wenigen Einschränkungen) jeder ein Recht auf Teilzeit. Auch in anderen Ländern ist dieser Fall meist klar geregelt. Du musst deinen Job also noch gar nicht unbedingt komplett kündigen und kannst dir durch eine Reduzierung deiner Stunden nur etwas mehr Zeit verschaffen.

Geht dein Side Business richtig durch die Decke, wäre es aber vielleicht auch an der Zeit über eine Kündigung nachzudenken...

Zeitmanagement Level-Up #2: Projektbasierte Unterstützung

Zu Beginn deines Side Business bist du vielleicht als One-Wo*Men-Show gestartet. Das muss aber natürlich nicht so bleiben. Ist projektbasiert gerade viel los in deinem Business, kann es eine großartige Möglichkeit sein, dir für besagtes Projekt Unterstützung ins Team zu holen. Der Vorteil: Du hast dadurch die Möglichkeit, dich noch mehr auf deine eigene “Zone of Genius” (= der Bereich, in dem du richtig gut bist) konzentrieren zu können und dein Side Business um andere Experten zu erweitern. Durch die Unterstützung, die auf ein Projekt beschränkt ist, hast du aber auch keine regelmäßige finanzielle Ausgabe, falls du dir jetzt noch unsicher bist, ob du diese stemmen kannst.

Beispiele für projektbasierte Unterstützung können sein: Webgestalter, Designer, Texter, Fotografen.

Zeitmanagement Level-Up #3: Dauerhafte Unterstützung

Dein Side Business ist bereit für das nächste Upleveling? Dann wäre es vielleicht an der Zeit, nicht nur projektbasiert Unterstützung zu suchen, sondern dein Team dauerhaft zu erweitern. Ja, das darf durchaus auch schon in der nebenberuflichen Selbstständigkeit passieren. Ob du nun dauerhaft Freelancer*innen engagierst (z.B. Kundensupport, virtuelle Assistenz, Technik Genie) oder direkt feste Mitarbeiter*innen einstellst, bleibt dir und deiner Kalkulation überlassen. Ein echtes Level-Up deiner eigenen Zeit ist es in jedem Fall!

Zeitmanagement-Fazit

Zeitmanagement ist ein komplexes Thema - sowohl in der hauptberuflichen als auch in der nebenberuflichen Selbstständigkeit. Fakt ist: Wenn du es von Beginn an richtig angehst, kannst du dich damit auch von Beginn an auf der Überholspur einordnen.

Wenn du ein paar Dinge aus diesem Artikel mitnimmst, dann gerne diese:

Zeitmanagement und Struktur sollen dich nicht einengen. Stattdessen geben sie dir Freiraum für die wichtigen Dinge in deinem Side Business und letztendlich für dein Side Business Wachstum.
Erfolgskriterien für dein Zeitmanagement sind dein Business-Mindset, die passenden Tools (Kalender, Zeiterfassung, Projektmanagement) und das richtige Zusammenspiel von Aktion und Reaktion.
Beobachte dein Side Business und triff selbstbewusst Entscheidungen. Erweitere Zeit und Team, wenn dein Business danach schreit und trau dich auf dein nächstes Level.

Rebecca ist Beraterin und Mentorin für nebenberuflich Selbstständige und Gründerin der "Side Business Academy". Sie hilft anderen ambitionierten Menschen dabei, ihr Business erfolgreich neben der Festanstellung aufzubauen und Schritt für Schritt zum Full-Time-Entrepreneur zu werden. Ein besonderes Anliegen ist es ihr, allen nebenberuflich Selbstständigen eine Stimme zu geben und diese durch individuelle und kreative Marketing- und Salesstrategien zum Strahlen zu bringen.

Rebecca hat 2017 neben ihrer 42-Stunden-Woche in einer Marketing Agentur ihr erstes eigenes Unternehmen, ein Blog-Business, gestartet. 2018 folgte das Event-Business "Blossy Event". Sie weigerte sich schon immer, den Status Quo einfach so hinzunehmen und fand immer ihren eigenen Weg, trotz minimaler finanzieller Möglichkeiten und maximaler zeitlicher Auslastung – durch die nebenberufliche Selbstständigkeit. Seit Mitte 2019 ist Rebecca als Side Business Mentorin tätig und entschied sich im Mai 2020 dazu, dieser Leidenschaft hauptberuflich nachzugehen. Über 100 nebenberuflich Selbstständige transformierten mit ihr bereits ihre Unternehmen und starten durch - auf ihre Weise, mit ihren Möglichkeiten und mit ganz viel Power!

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